A közbirtokosságok egyik legsúlyosabb működési zavara az operatív vezetés „megcsontosodása”, a mindenkori vezetők azon hajlama, hogy a maguk javára eltulajdonítsák a közbirtokosság jövedelmének egy részét, vagy akár teljes vagyonát. Ügyvédként gyakran keresnek meg ezzel a problémával elkeseredett és reményvesztett közbirtokossági tulajdonosok. Az érdeklődők, az érintett közbirtokos tagok, hajlamosak azt hinni, hogy a helyzetük egyedi, azaz kivételes. A valóságban, sajnos egy általános jelenségnek vagyunk tanúi, a jó vezetőségi működés a kivétel és nem fordítva.
Mielőtt rátérnénk a lehetséges megoldásokra, a jövőbeli normális működés biztosítása érdekében, néhány lényeges dolgot érdemes tisztázni, különben nem lesz helyes rálátásunk a jogi lehetőségekre.
Mit értünk a közbirtokosság „vezetősége” alatt? Sokan összekeverik ezt a fogalmat az elnöki pozícióval. A valóságban minden közbirtokosság legfőbb irányító szerve a közgyűlés, amely több lényeges hatáskörrel rendelkezik, amelyek közül a legfontosabbak az évi könyvelőségi mérleg jóváhagyása, a hosszú távú szerződések megkötése, az alapszabály módosítása és az operatív vezetőség időszakos megválasztása, azaz a tisztújítás.
Bármely közbirtokossági egyesület operatív irányítását az igazgatótanács biztosítja. Minden közbirtokosság alapszabálya kötelező érvényű rendelkezéseket tartalmaz az igazgatótanács működési idejére vonatkozóan, amelynek mandátuma általában négy vagy öt év. Ezen időszak lejárta után új választásokat kell kiírni. Ne feledjük, hogy a törvény, vagy még inkább, a szabályzati rendelkezések arról szólnak, hogy minek kellene lennie, nem pedig arról, hogy mi van.
A közepes méretű jogi személyektől az állam vezetéséig az egészséges működés a vezetők legalább részleges időnkénti megújulását feltételezi. Ez a helyzet a közbirtokosságok esetében is. Sajnos, sokszor az igazgatótanács (irányítóbizottság) elnöke vagy más tagjai nem akarnak lemondani azokról a néha jogellenes előnyökről, amelyeket a tagok (tulajdonosok) kárára élveznek. Ha a tulajdonosok beleegyeznek ebbe, kívülről senki sem avatkozhat be. Abban az esetben, ha a közbirtokosság tagjai felelősségteljesen viselkednek mind a közbirtokossággal szemben, mint jogi személlyel, mind pedig gyermekeiket illetően (mint jövőbeli örökösök), fel kell lépniük a jogellenesen gyakorolt vezetés visszaélései ellen.
Azonban világosnak kell lennie, hogy a visszaélésszerű vezetés gyakorlásának problémáját csak az igazgatótanács új, becsületes és jóhiszemű tagokkal történő lecserélése oldhatja meg. Az ilyen jellegű változtatás csak jogszerű eljárás útján, a törvény, azaz az érintett felek jogainak szigorú betartásával történhet.
Az új igazgatótanács és elnök megválasztásának törvényes útja azonban nem egyszerű.
Az első lépés egy olyan közgyűlés összehívása, amelynek célja az új igazgatótanács megválasztása, a jelenlegi ügyvezetők megbízatásának visszavonása mellett. Az „ügyvezetők” kifejezést azért használtam, mert az igazgatótanács minden tagja rendelkezik ezzel a képességgel, a Román Polgári Törvénykönyv értelmében. Ezzel a kérdéssel kapcsolatban nemcsak a törvényi rendelkezések, hanem a Polgári Törvénykönyv jogi személyekre és működésükre vonatkozó rendelkezéseinek elolvasását is javaslom. Ezek a rendelkezések Románia Polgári Törvénykönyvének IV. címében, a „Jogi személy” címszó alatt szerepelnek és a 187-251. cikkek között találhatóak fel.
A probléma az, hogy a közgyűlést általában az igazgatótanács vagy az elnök hívja össze, azaz maga az a szerv, amelynek megváltoznia kéne. Tehát egy ördögi körben forgunk, ha megvárjuk az új igazgatótanács megválasztását célzó közgyűlés összehívását.
Szóval, mi a megoldás?
Minden egyes közbirtokosság alapszabálya rendelkezik azokról az esetekről, amikor rendkívüli közgyűlést lehet összehívni. Ha a jelenlegi igazgatótanács vagy elnök elutasítja vagy elkerüli egy ilyen fórum összehívását, a szabályzatok más lehetőségeket írnak elő. Például, a leggyakoribb ilyen jellegű rendelkezés az, hogy a közgyűlést a résztulajdonos tagok teljes számának negyede hívhatja össze. Ez a szám esetről esetre tíz százaléktól egyharmadig változhat.
Tehát a változást óhajtó tagok aláírásainak összegyűjtése lenne az első lépés. Ezen táblázat alapján (beleértve a megfelelő számú tulajdonost vagy szavazatot) összehívják a közbirtokosság minden tagját. Azaz, második lépésként fontos minden tag értesítése a rendkívüli gyűlésre vonatkozóan Nagyon fontos a rendkívüli gyűlés helyszínének, dátumának és időpontjának meghatározása és az ezt illető értesítés minden tag irányában. Figyelem! Minden tagot meg kell hívni, nem csak a változtatást kívánó reménybeli szavazókat.
A szervezőknek alaposan elő kell készíteniük a „talajt”. A cél nemcsak a jelenlegi ügyintézők mandátumának visszavonása lesz, hanem a jövőbeli igazgatótanács új tagjainak jelölése is. A választás titkos szavazás által, előre elkészített szavazólapokkal történik meg törvényes és szabályszerű keretek között. Szavazatszámláló bizottságot is szükséges kijelölni, szintén a törvényesség érdekében.
Tehát a szervezőknek, azaz a rendkívüli közgyűlés kezdeményezőinek jól fel kell készülniük. Nem kötelező ügyvédet fogadni, de képzett és professzionális segítség nélkül kétlem, hogy a kezdeményezés sikeres lesz. Természetesen egy ügyvéd megbízása nem oldja meg automatikusan a problémát, szolid kollektív akaratnak is kell léteznie, hogy végre a normális működés útjára lépjen a közbirtokosság.
Normális működésnek alapját képezi az is, hogy a tisztújító közgyűlés három, öt vagy több páratlan számú tanácsost választ, ez a testület fogja alkotni az igazgatótanácsot. Mint tapasztalt szakügyvéd ajánlom, hogy a közgyűlési választásnak ez legyen a tárgya és nem az igazgatótanácsban betöltött funkciók szerinti választások, amelyeknek se vége se hossza nem lehet. Az elnök megválasztása utólag kell megtörténjen, az igazgatótanácsi testület első és azonnali gyűlésén, amelyet a jelen levő közgyűlés hagy jóvá.
A közgyűlésnek, amelynek tárgya a régi igazgatótanács mandátumának visszavonása és egy új igazgatótanács megválasztása, jogi és törvényi szempontból mgdönthetetlennek kell lennie, mivel bírósági felülvizsgálat alá lesz vonva.
A jegyzőkönyv alapján, amelyben a jelenlét igazolását, az eljárást és a szavazás eredményét rögzítik, a közgyűlésen hozott határozatokat be kell bejegyezni ahhoz a bírósághoz, amelynek illetékességi területén a közbirtokosság székhelye található. A többi szükséges dokumentumot is csatolni kell, például: a közbirtokosság tagjainak aktuális listáját, a rendkívüli közgyűlést összehívók listáját, valamint az összehívó táblázatot.
A bíróság bírósági végzés útján hagyja jóvá a közgyűlés döntéseit. Ezt a határozatot (végzést) ahhoz a bankhoz kell benyújtani, ahol a közbirtokosság számlája van, ellenkező esetben az új ügyvezetők nem tudják majd kezelni a közbirtokosság vagyonát. Természetesen a hivatalos bírósági végzést minden olyan természetes vagy jogi személlyel közölni kell, amelyekkel a közbirtokosság szerződéses viszonyban áll vagy állni fog, például az erdészeti hivatalnak, a mezőgazdasági felügyeletnek, az erdők vagy legelők használóinak stb.